Разработка веб и мобильных приложений на заказ

Как автоматизировать бизнес и работать 4 часа в день: внедрение KPI

0

Расскажем, как внедрение KPI и автоматизация системы помогут сократить рабочий день до 4-х часов. Составили подробный чек-лист того, что нужно учесть.

«Скажите, что бы вы сейчас хотели делать? Покорять горы в Швейцарии или расслабляться на яхте в Греции? А может вы бы хотели уделять больше времени семье? Возможно, вашему бизнесу не хватает времени на более важные задачи, и львиная доля часов уходит на рутину. Я помогу проложить маршрут в счастливое будущее и сокращу ваше рабочее время» — именно такое вдохновляющее начало у известной книги Тимоти Ферриса про 4-х часовую рабочую неделю.

Как внедрение KPI поможет сократить рабочий день

Идея книги

Она заключается в создании бизнеса, который работает за счет экспертов. А ваше участие в нем будет минимальным. Автор предложил найти бесперебойные процессы в бизнесе и передать их удаленным помощникам. Все-все на аутсорсинг, а личного помощника можно из Индии взять, так как там рыночная оплата труда ниже. А самому можно паковать чемодан и ехать на Бали. Звучит заманчиво!

Где подвох?

Делегирование — не такая простая вещь, как кажется на первый взгляд. Перепоручение обязанностей иногда приносит больше неприятностей. Для удачного делегирования нужно научиться грамотно контролировать результаты команды. И важно, чтобы они были отражены в позиции «win-win» (выиграл-выиграл). Вы получаете результат, а сотрудник свои «плюшки». Именно для этого нужен KPI.

Что такое KPI и чем он полезен?

KPI (Key Performance Indicators — Ключевые показатели эффективности) — числовые показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении целей или оптимальности процесса, а именно: результативности и эффективности.

Они позволят:

  • Оценить работу удаленных помощников без погружения «во внутреннюю кухню» .
  • Рассчитать заработную плату прозрачным образом.
  • Узнать, какое положение компании на текущий момент.

Но нужно помнить, что для разных групп процессов KPI формируется по-разному и к каждому нужен свой подход. 

Грамотное внедрение KPI

Непродуманное внедрение KPI в компанию может привести в потере сотрудников. Они просто решат, что вы нашли новый способ «платить меньше, а требовать больше». Как этого избежать? Внедрение KPI должно быть постепенным и обдуманным. Конечно, невозможно создать универсальный план. У нас есть опыт создания системы мотивации для сотрудников, поэтому мы составили для вас чек-лист того, что нужно учесть.

1. Определите цели компании

Чтобы более точно наметить цели компании, нужно учитывать 3 важные составляющие:

  • Видение. Оно формируется за счет анализа ниши рынка конкурентов, финансового состояния компании. Это то, на чем компании нужно сфокусироваться.
  • Стратегия. План на долгосрочный период для реализации видения. Так сказать полный путь ее достижения.
  • Задачи. Тут происходит планирование на краткосрочный период. Сначала формируются задачи для подразделений бизнеса, а затем для сотрудников. Как раз KPI показывает, насколько эффективно реализуются задачи.

2. Обходите стороной «неправильные KPI»

Вот несколько характеристик, по которые вы можете определить «правильность» KPI:

  • Выберете не более 5 KPI. Обратите внимание сотрудников только на те показатели эффективности, которые приносят компании больше результата. Остальные можно убрать, иначе оплата сотрудников будет зависеть от большого количества факторов. Это может привести к демотивации работников.
  • Затем распределите приоритеты для выбранных KPI. Какие-то показатели будут важны на 100 %, а какие-то на 10%. Последние вообще можно исключить. Как на примере ваших собственных целей: есть важные и срочные, важные несрочные, неважные срочные и несрочные и неважные. От последних можно избавиться.
  • KPI по SMART. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными (должны работать на благо миссии компании) и ограниченными по времени.

3. Создайте тестовый период

Это время, в течение которого система уже будет работать, но без привязки к оплате труда. После него посоветуйтесь с сотрудниками и совместно решите, какие доработки можно внести. 

4. Проверьте работоспособность идеи

Важны 2 характеристики:

  • Простота
  • Объективность

Простота

Если вы будете много времени тратить на подсчет результатов (3-4 недели, 2 тоже многовато), то у вас будет большой интервал между окончанием учетного периода и бонуса. 

Именно автоматизация системы KPI помогает получать все данные оперативно и просто. Для себя мы сделали интеграцию с системой Redmine, в которой ведется учет времени, автоматизировали подсчеты, теперь ПМ и руководитель оперативно видят информацию о том, каков результат сотрудника на текущий момент, попадает он в план или отстает. Также система информирует, если у сотрудника в принципе запланировано меньше работ, чем должно быть по плану. Менеджер будет знать что нужно срочно решать этот вопрос.

Внедрение KPI и автоматизация системы

Объективность

Она важна, потому что доверие сотрудников стоит не на последнем месте. Если все будет слишком запутанно и субъективно, работники первом делом выскажутся против системы.

В нашей системе мотивации сотрудник знает, из каких показателей складывается его KPI и понимает, почему так. Прозрачный расчет заработной платы создает доверие к мотивационной системе.

Внедрение KPI и автоматизация системы

5. Качественно проинформируйте команду

Покажите сотрудникам, как их личные KPI связаны со стратегией компании. Также важно показать всю логику работы системы и людей, к которым можно обращаться в случае возникновения вопросов.

Мы подготовили материалы для обучения и сделали личный кабинет для сотрудника, где он сможет следить за KPI.

Выбор решения

Самостоятельное внедрение

Многие компании бы автоматизировали бы систему мотивации, но мешают следующие проблемы:

  • Трата большого количества времени на сбор статистики, подсчет KPI.
  • Большое количество ошибок при внедрении системы из-за отсутствия нужного опыта.
  • Создание собственного IT-отдела или расширение существующего.
  • Нежелание сотрудников посвящать время на изучение новой программы.
  • Риск того, что все пойдет не по плану и многие сотрудники уволятся. А ведь они — это главный актив компании.

Привлечение сторонней команды

Можно поручить автоматизацию системы команде, которая окажет вам помощь в подсчете KPI. Она вникнет в ваш бизнес, а вам не придется погружаться «во внутреннюю кухню разработки». У нее будут преимущества, которые избавят вас от лишней нервотрепки и потери времени:

  • Высокая экспертность. Сторонняя команда уже имеет нужный опыт для разработки системы.
  • Намеченная предпроектная подготовка. Так как у компании уже есть опыт, она знает, что в системе будет работать более эффективно, а что будет только мешать.
  • Поддержка проекта уже после внедрения. Для этого требуется опыт тестирования и оперативного исправления ошибок.

Если все процессы будут налажены хорошо, вы будете освобождены морально и физически от повышенного контроля и рутинных задач, 4-х часовой рабочий день вам будет обеспечен.

Поделиться в соцсетях:
Понравилась статья?
Подпишись!
Полезные статьи в сфере разработки и маркетинга, рекомендации и лайфхаки от IT Brick. Не более 2-х писем в месяц.
Ваш email

Оставить комментарий

avatar
1000