Разработка веб и мобильных приложений на заказ

Автоматизация системы мотивации: кейс нашей компании

0

Незадолго до массового перехода на удаленку, в начале 2020 года мы проработали и зафиксировали в наших бизнес-процессах систему измерения эффективности сотрудников, то есть KPI, и их мотивации. Как оказалось, очень вовремя.

KPI (Key Performance Indicators — Ключевые показатели эффективности) — числовые показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении целей или оптимальности процесса, а именно: результативности и эффективности.

Удаленная работа подразумевает, что руководитель больше не видит своих подчиненных, не может знать на 100%, работают они в данный момент или нет, и делать выводы об эффективности сотрудника по тому, насколько интенсивно стучат его пальцы по клавиатуре. Хотя ошибочность такого подхода была понятна и ранее, многие осознали это именно сейчас.

Этот сотрудник эффективен или нет?

Несколько лет мы были озабочены тем, как количественно измерить качественные показатели работы команды. Чтобы решение о результатах работы за месяц, а значит о премировании были объективны, не зависели от настроения руководителя и того, как часто он видит сотрудника. И так как мы — IT компания, нам было важно, чтобы полученную систему затем можно было автоматизировать.

На данный момент мы:

  • проработали систему мотивации для каждой должности,
  • зафиксировали соответствующие изменения в бизнес-процессах,
  • реализовали контроль за KPI и выплату премий, в зависимости от достигнутого результата.

Сейчас внедряем полученную систему во внутреннюю ERP-систему. Хотим поделиться нашим примером создания системы мотивации и ее дальнейшей автоматизации. Надеемся, он будет вам полезен.

Нельзя автоматизировать хаос

Первое и самое важное правило — невозможно автоматизировать хаос!

Вы должны понимать, какова будет формула расчета KPI: какие данные нужны и откуда берутся. А главное, зачем нужно учитывать именно эти показатели. 

Если у вас есть ответы на эти вопросы — отлично, ваш следующий шаг автоматизация системы мотивации. 

Если нет, дадим несколько советов:

  1. Эффективная система мотивации базируется на том, что сотрудники не просто согласны с ценностями компании, а цели каждого сотрудника и всей организации совпадают. То есть создавая выгоду для компании, работник получает выгоду для себя.
  2. Под “выгодой” и “мотивацией” не обязательно имеются в виду материальные блага. Обучение, рост и развитие как личное, так и командное, стимулирует не меньше.
  3. Система мотивации должна быть понятной и прозрачной. То есть сотрудник знает из каких показателей складывается его KPI и понимает, почему так. Может самостоятельно проверить результат и следить за ним. Так доверие к мотивационной системе будет максимальным.

Разбираем на примере

Наша фирма занимается разработкой программного обеспечения на заказ. 

Задачи в каждом случае разные. То есть это не конвейер, который выдает одинаковые продукты, а индивидуальный подход к проблемам Заказчика.

Для нашей сферы нет каких-то стандартов расчета KPI. И даже состав команды разработки может отличаться в разных компаниях. У нас это: разработчики (веб и мобильные), тестировщики, дизайнер, верстальщик, менеджер проекта (он же аналитик).

Первым делом мы определили, какие показатели важны для компании. Это:

  1. Финансовое обеспечение. На показатель влияет и качество работ, и количество, и лояльность клиентов. То есть этот параметр может по разному выражаться в KPI для разных должностей.
  2. Развитие сотрудников. Понятно, чем выше уровень квалификации, тем сложнее уровень задач, которые может решать сотрудник, тем быстрее и качественнее будет выполнена работа.
  3. Командная работа. Так как разработка сложного программного комплекса невозможна силами одного человека, слаженная работа команды — важный для нас критерий.

Далее прописали, как каждый из этих показателей может выражаться для определенной должности. Например, для разработчика получилась такая картина:

1. Финансовое обеспечение состоит из двух частей:

  • выполнение определенного количества оплаченных Клиентом работ в неделю;
  • отсутствие возвратов, то есть задача закрыта без ошибок, ведь в противном случае, разработчик тратит на нее не оплаченные Заказчиком часы.

2. Развитие сотрудников — прохождение обучающих курсов, выступление на TFG (Time For Grow — так мы называем свои внутренние образовательные митапы).

3. Командная работа — сдача командой спринта вовремя.

Собираем формулу KPI

Итак, показатели определены. По 2 и 3 пунктам все понятно: мы можем просто отмечать каждый случай прохождения обучения и каждый вовремя сданный спринт вручную.

Для 1 пункта нужна специальная программа, в которой будет фиксироваться время выполнения задачи и возвраты. Это не стало проблемой, многие IT-фирмы ведут учет своих задач в таск-трекерах, где есть такие возможности. Мы уже несколько лет работает в системе Redmine.

Осталось определить план по трудозатратам. Его мы получили путем вычета из 40 рабочих часов (в неделю) время на отдых, коммуникации, обучение и внутренние задачи.

Собираем итоговую формулу расчета KPI. В зависимости от того, насколько важнее один или другой пункт, можно дать параметрам разный вес.

Наш “прайс-лист”:

  • достижение и перевыполнение плана дает от 10 до 30% прибавки
  • возврат задачи с ошибкой: — 0,25%
  • обучение или выступление на TFG: + 3%
  • вовремя сданный спринт: + 2%

Недостижение сотрудником плана не “минусует” проценты из итоговой премии. Но является основанием, чтобы обратить на это внимание, поговорить с ним, а в случае, если такой результат повторяется в течение нескольких месяцев, сделать соответствующие выводы.

Осталось настроить все расчеты в Excel-таблице и готово!

Отчет об эффективности сотрудника
Отчет по KPI сотрудника

Советуем объявить первые месяц-два “тестовым периодом”. Чтобы убедиться, что все цифры, в том числе размер вознаграждения определен правильно. И система мотивации работает в нужном направлении.

Переходим к автоматизации

Полученный алгоритм расчета эффективности сотрудников мы тестировали несколько месяцев. Затем началась автоматизация системы мотивации.

Переносим расчеты из Excel-таблицы во внутреннюю систему учета. Уже реализовали интеграцию с Redmine — так мы получаем данные о фактических трудозатратах, количестве возвратов и попадании спринта в дедлайн автоматически. Это уже бОльшая часть данных!

Осталось добавить информацию по обучению и собрать все расчеты в единую таблицу.

Для сотрудника сделали личный кабинет, где он сможет следить за своим KPI.

Автоматизация системы мотивации

Вывод

Автоматизация системы мотивации, как и автоматизация других сфер, всегда должна начинаться с аналитики!

Нужно разобраться во “внутренней кухне”, знать, чего вы хотите достичь, и понять, каким способом можно это сделать.

Иначе процесс может затянуться на месяцы и даже годы, потребовать существенных финансовых вложений, а результат можно так и не получить.

#СекретФирмы

Поделиться в соцсетях:
Понравилась статья?
Подпишись!
Полезные статьи в сфере разработки и маркетинга, рекомендации и лайфхаки от IT Brick. Не более 2-х писем в месяц.
Ваш email

Оставить комментарий

avatar
1000