Проблема

История этой разработки началась в день, когда была недоступна система, где в тот момент мы вели учёт заявок. Менеджер на целый день остался без доступа к задачам и контактам, не смог связаться с теми, кому обещал позвонить.

И тогда мы задумались о минусах использования сторонней программы:

• все данные наших клиентов, включая конфиденциальную информацию, хранятся не у нас,
• при недоступности ресурса останавливается работа менеджера; есть страх потерять все данные, в случае более серьёзного сбоя,
• мы планировали оцифровать далее все бизнес-процессы компании, чтобы их было удобно контролировать, но ни одна из систем, которые мы тестировали, не давала всех нужных нам возможностей,
• за использование программы нужно платить: на 1-2 менеджеров сумма выходит небольшая, но если переводить всю компанию — уже существенная.

Задача

Создать удобный кабинет для менеджера по продажам, в котором:

• будет вестись учёт всех заявок и клиентов,
• храниться история общения по заявкам,
• где менеджер по продажам сможет отслеживать прогресс выполненной работы (план и факт).

Результат

• Создали индивидуальную систему учёта заявок (crm) с нуля.
• Обеспечили безопасность и сохранность данных.
• Заложили фундамент будущей системы управления процессами (erp).

Решение

Было решено приступить к разработке собственной программы, которая станет фундаментом для нашей системы автоматизации — АСТАРТ.

В последующих этапах были реализованы:

• Кабинет партнёра,
  Кабинет менеджера проектов,
  Кабинеты директора и администратора,
  Функционал маркетолога,
  Кабинет сотрудника для отслеживания ключевых показателей эффективности (kpi),
  Мобильные приложения для всех ролей.

Функционал

Для работы в системе нужно авторизоваться.

Наша команда использует для коммуникации мессенджер Slack, поэтому добавили возможность войти с помощью Slack-аккаунта по нажатию одной кнопки. При этом система проверяет совпадение электронной почты пользователя и его авторизацию в мессенджере.

Основные возможности системы учёта заявок (crm) для менеджера

Панель управления

На стартовой странице менеджер видит план продаж, достигнутые на текущий день результаты, а также созданные по заявкам задачи: просроченные подсвечиваются красным, а выполненные уходят вниз списка.

С Панели управления можно перейти к Динамике продаж, где доступна динамика результатов за период.

Заявки

Изначально список заявок был сделан в виде таблицы, а шаг воронки — этап, на котором сейчас находится заявка, указывался в одном из столбцов. Но в процессе использования системы поняли, что удобнее будет визуально распределить данные по этапам, чтобы понять, сколько заявок на каком шаге находится.

Вот то преимущество, на которое мы расчитывали, приступая к разработке своей системы учёте заявок (crm): если что-то работает не лучшим образом — мы можем это исправить!

Фильтры

Для быстрого поиска заявки по названию или контактному лицу есть поиск. А если нужно отсортировать список по городу, источнику заявки, оказываемой услуге или другим параметрам — используется Расширенный фильтр.

Полученный список заявок можно выгрузить в формате Excel — удобно, чтобы собирать аудиторию для рекламы. Например, сохранить всех, кого интересует разработка мобильного приложения в городе Казань.

Если какой-либо фильтр используется часто, сохраните его — будет отображаться наверху страницы. Управление фильтрами (создание, редактирование, удаление) происходит здесь же или на странице Фильтры.

Карточка заявки

Новая заявка может поступить автоматически с сайта, в этом случае она подсвечивается красным до тех пор, пока менеджер её не обработает. Или же заводится вручную.

При заполнении контактных данных, если такой клиент уже есть в нашей Базе, информация подставится автоматически.

Далее в Карточке созданной заявки отображается вся информация по обращению: контактные лица, статус, задачи и заметки менеджера, прикрепляются материалы. Сохраняем здесь всю историю переписки, чтобы по прошествии времени легко было вспомнить, о чем говорили с клиентом. А для руководителя это дополнительный инструмент проверки качества работы менеджера по продажам.

Закрыть заявку можно со статусом Отказ или Сделка. При отказе нужно обязательно выбрать причину. Все завершенные заявки переходят в раздел Архив, и менеджер может вернуться к ним при необходимости.

Карточка клиента

В разделе Контакты собирается список контактных лиц со всех заявок, его тоже можно отфильтровать и/или выгрузить.

Для просмотра подробной информации нужно перейти в Карточку клиента. Все заявки, проекты, актуальные спринты отображаются здесь, с возможностью быстро оказаться на нужной странице.

Карточка компании

Аналогично собираются и данные по компаниям. Из Карточки можно перейти к заявкам или проектам организации, посмотреть контактных лиц и реквизиты.

Дополнительные возможности кабинета

Кроме основного функционала системы, сотруднику также доступен Календарь — здесь он может посмотреть накопленные отпускные дни, запланированные мероприятия, свои больничные и отгула.

В разделе Справочники происходит управление городами, а в Фильтрах — сохраненными фильтрами. Вики — ссылка для быстрого перехода в Базу знаний нашей компании.

Технологии

Бэкенд: Java, Spring Boot, PostgreSQL. 
Фронт: JQuery, HTML, CSS.
Интеграции: Slack, почтовый сервис.

Итог

Кабинет менеджера по продажам стал первым этапом в создании корпоративной системы для ИТ-компании. Мы оцифровали работу с заявками, что позволило перейти к следующей большой задаче — автоматизации учёта проектов.

Собственная система автоматизации (crm/erp) на базе АСТАРТ — быстрее и дешевле, чем разработка с нуля
Оставьте заявку — получите преимущества индивидуальной системы по цене шаблонного решения.