Проблема

Компания “Тиоком-Герметик” использовала разрознённые Excel-файлы и почтовые переписки для учёта клиентов, заявок, отгрузок и оплат. Это приводило к нескольким критичным последствиям:

1. Нет единого источника данных. Задолженности, оплаты и истории отгрузок собирались вручную, это занимало много времени, а руководству не хватало информации в реальном времени.
2. Риск ошибок. Из-за ручного учёта возникали нестыковки в суммах, дубли отгрузок, просрочки и задержки платежей.
3. Сложно планировать загрузку производства. Объём заявок на день рассчитывали вручную, из-за чего производство то простаивало, то оказывалось перегруженным. 
4. Неясно, хватит ли готовой продукции. Сотрудники не видели актуальные остатки и резерв товара, поэтому не могли быстро понять: можно ли выполнить заявку сейчас или её нужно переносить. Это приводило к задержкам и сбоям в работе.

В результате компания теряла время на ручные сверки, сталкивалась с ошибками в данных и не могла оперативно управлять загрузкой производства и дебиторской задолженностью.

“Тиоком-Герметик” — производитель герметиков для стеклопакетов. Резидент технополиса “Химград”. Работает с крупными дистрибьюторами и региональными сетями, ежедневно оформляет десятки заявок и отгрузок.

Задача

Основная задача — разработать систему учёта, которая заменит Excel и объединит в одном месте клиентов, отгрузки, оплаты, производственные заявки и планирование выпуска.

Дополнительные:

• Автоматизировать расчёты и минимизировать ошибки. Контролировать задолженность, считать суммы отгрузок и оплат, хранить историю операций.
  
• Навести порядок в производственном планировании. Учитывать нормы по дням, предотвращать перегрузку, корректно распределять заявки и видеть актуальный остаток резерва.
  
• Сделать процесс управляемым. Внедрить статусы заявок, правила согласования и прозрачный маршрут обработки.
  
• Реализовать ролевой доступ. Ограничить операции и видимость данных для разных сотрудников: менеджеров, операторов, бухгалтерии, производства, руководства.
  
• Создать удобные отчёты для руководства. Детальная аналитика по месяцам, клиентам и товарам.

Технологии

Backend: Java, MySQL.
Frontend: HTML, CSS, JavaScript.

Решение

Центральным элементом стала страница Главного отчёта — сводная аналитика по клиентам, отгрузкам и оплатам за год. Руководство видит динамику по месяцам, задолженности, количество купленных комплектов и общую картину по каждому клиенту. Фильтры позволяют быстро переключаться между годами, менеджерами и отдельными контрагентами.

В разделе “Клиенты” разместился каталог с поиском и фильтрами, а в Карточке клиента отображаются все ключевые данные: реквизиты, контакты, закреплённый менеджер, задолженность и комментарии. Отсюда можно перейти к истории всех отгрузок и оплат — система собирает их автоматически.

Раздел “Менеджеры” позволяет просматривать сотрудников, их данные и список клиентов, за которых они отвечают.

Для учёта операций были созданы экраны отгрузок и оплат. В Журнале отгрузок отображаются все операции за выбранный период, а в Карточке отгрузки — товар, количество, цена, сумма и связанные оплаты.

Журнал оплат ведётся в аналогичном виде, с привязкой каждой оплаты к конкретной отгрузке.

Справочник товаров позволяет работать с номенклатурой: указывается наименование, единица измерения и параметры — эти данные затем используются в расчётах.

Отдельный блок посвящён производственным заявкам. Неделя отображается в виде удобного плана: заявки распределены по дням, видны объёмы и статусы. Их можно редактировать, перемещать между днями и утверждать. Система контролирует нормы производства и предупреждает о перегрузках.

Экран “Резерв” показывает актуальные остатки продукции и историю всех движений: приход, списания, отгрузку в заявки, брак и передачу на проверку.

Реализован ролевой доступ: в зависимости от полномочий, одни сотрудники видят только свои данные, другие — могут редактировать или утверждать заявки, а часть интерфейсов скрывается автоматически.

Система создавалась итерациями и легко расширялась без остановки процессов. Благодаря модульной архитектуре заказчик получил стабильную платформу, которую можно развивать и дальше.

Результат

Более 10 лет программа работает без ошибок и необходимости доработок!

Разработанная система полностью закрыла процессы компании — от работы с клиентами до планирования производства. Данные стали структурированными, операции прозрачными, а сотрудники перестали тратить время на ручные сверки и контроль в Excel.

Но главное достижение проекта — его долговечность. Программа была создана в 2013 году и с тех пор более 10 лет работает на сервере заказчика без ошибок, простоев и необходимости в ежедневном сопровождении. 

Мы периодически связываемся с клиентом, предлагая обновить интерфейс или добавить новые функции, на что получаем ответ: “Система полностью выполняет свои задачи и работает без нареканий.”.

Для заказчика это означает отсутствие дополнительных расходов и предельную надёжность в ежедневной работе.

Итог

Проект стал примером того, как правильно спроектированная архитектура и внимание к бизнес-процессам позволяют создать инструмент, который сохраняет ценность в долгую и остаётся актуальным для компании по мере её роста.

Хотите также?
Если вам тоже нужно привести процессы в порядок, избавиться от Excel-бардака и получить прозрачную, удобную и масштабируемую систему под ваши задачи — оставьте заявку. Обсудим ваш проект и предложим оптимальный путь внедрения.