Как рассчитать ROI автоматизации: простой гайд для руководителей и ИТ-директоров
2
0
Автоматизация кажется дорогим удовольствием, пока не посчитать, сколько денег компания теряет без неё. Но как правильно посчитать эти издержки? И как понять, окупятся ли вложения, особенно если речь идёт не об уже запущенном проекте, а о потенциальном?
В этом гайде пошагово объясняем, как рассчитать окупаемость (ROI) проекта по автоматизации процессов: какие затраты учитывать, как измерить экономию времени, ошибок и ресурсов, и как перевести это в деньги.
С его помощью вы можете сами прикинуть экономический эффект от внедрения CRM, ERP или внутреннего портала, прежде чем заказывать разработку.
Что такое ROI автоматизации и зачем его считать
ROI (Return on Investment) — это показатель окупаемости инвестиций. Он отвечает на главный вопрос:
Сколько денег принесёт проект по сравнению с тем, сколько он стоит?
В автоматизации ROI показывает, сколько компания экономит или зарабатывает благодаря внедрению системы, по сравнению с тем, как было “до”.
Формула выглядит так:
ROI = (Экономия или прирост прибыли – Затраты) / Затраты × 100%
Если ROI > 0, проект окупается.
Если ROI < 0 — очевидно, нет.
Главная ценность ROI в том, что он помогает отсеять нежизнеспособные проекты и оставить только те, что действительно дадут эффект.
Какие затраты учитывать
Когда компания планирует автоматизацию, большинство видит только одну строку затрат: “разработка системы = N миллионов”. Но чтобы понять реальную окупаемость, важно учесть все сопутствующие расходы, даже те, что неочевидны на старте.
1. Разработка и лицензии
Это основа проекта. В зависимости от выбранного варианта — создание системы с нуля или покупка готовой платформы — сюда входят оплата команды разработки или лицензии на ПО.
Если речь идёт о покупке лицензии, важно помнить: лицензия редко покупается один раз, чаще она оплачивается ежегодно или ежемесячно. Поэтому стоимость владения системой (TCO — total cost of ownership) обычно выше, чем кажется на старте. Если учитывать только стартовую цену, можно ошибиться в расчёте ROI: проект покажется выгодным, но ежегодные лицензионные платежи съедят значительную часть экономии.
2. Внедрение и настройка
Любая система требует адаптации под ваши процессы: подключение необходимых сервисов, настройка и перенос данных. Это дополнительные деньги и время.
Если вы выбираете готовую платформу по лицензии, стоит учитывать ещё нюансы:
подключение интеграции обычно оплачивается отдельно;
доступ к API может быть ограничен тарифом или доступен только за доплату;
некоторые нужные функции оказываются в более дорогих тарифах;
доработки под вас нередко невозможны или стоят дорого.
При заказной разработке эти функции тоже стоят денег, но их стоимость обычно прозрачна и заложена в смету изначально. Вы заранее видите, сколько будет стоить каждая интеграция или модуль, и можете реально оценить ROI.
3. Оплата сторонних сервисов
При автоматизации бизнеса почти всегда возникает потребность подключить сторонние сервисы. И важно учитывать, что эти сервисы живут по своим тарифам, например:
подключение телефонии может стоить помесячно + плата за минуты;
работа с картами (Google, Яндекс) — платные API-запросы;
обмен данными с маркетплейсами — тарифицируется по количеству операций;
SMS-уведомления — поштучная оплата.
Ошибочно думать, что раз система поддерживает интеграцию, значит, она входит в стоимость. Это не так: поддержка означает техническую возможность, а не бесплатное использование. Поэтому не забудьте учесть в расчётах, что интеграции:
оплачиваются ежемесячно или ежегодно;
могут быть платными за каждый запрос (как многие API);
повышаются со временем;
ограничены по количеству пользователей, запросов или интеграций.
Если не включить эти расходы, итоговый ROI может выглядеть привлекательнее, чем получится на практике. Поэтому при планировании бюджета запросите полный список сторонних сервисов у подрядчика и их тарифы. Это поможет избежать сюрпризов через пару месяцев после запуска.
4. Обучение сотрудников
Даже лучшая система не заработает, если ею не пользуются. Вашим менеджерам, диспетчерам, прорабам, мастерам нужно время, чтобы привыкнуть к новому интерфейсу и логике работы.
Как это влияет на ROI? Во-первых, необходимо запланировать мероприятия по обучению сотрудников работе с системой. Во-вторых, в первые недели после внедрения производительность обычно немного падает (~10-20%). Это временные издержки, но их нужно учитывать, иначе расчёт будет чересчур оптимистичным.
5. Поддержка и сопровождение
После запуска система требует постоянной поддержки. Сюда входят техническое сопровождение, исправления ошибок, обновления безопасности, оплата сервера, хостинг, поддержка пользователей.
Руководители часто забывают о регулярных работах и расходах, думая, что автоматизация — это “один раз заплатили и забыли”. Но если данные расходы игнорировать, со временем система начнёт работать хуже: накапливаются ошибки, увеличиваются простои, обновления перестают ставиться вовремя, сотрудники начинают жаловаться, а некоторые функции устаревают или ломаются.
💡 Совет: заведите таблицу, где фиксируете все расходы по этим пунктам. Даже мелочи вроде дополнительных лицензий или часов обучения потом окажутся полезными при защите бюджета.
Автоматизация — это постоянный баланс между расходами на поддержку и выгодой от использования. Не игнорируйте эту статью расходов, если не хотите, чтобы, через год стоимость обслуживания превысила доходы.
Оставьте заявку, чтобы узнать стоимость разработки программы и размер других затрат.
Из чего складывается прибыль от автоматизации
Когда говорят “автоматизация окупилась”, за этим обычно стоит целый набор факторов. Это не один большой прорыв, а множество маленьких улучшений, которые в сумме дают ощутимый результат. Давайте разберём, где именно появляется эффект от автоматизации.
1. Экономия времени
Каждый день ваши сотрудники делают сотни повторяющихся действий: вносят данные в Excel, звонят клиентам, сотрудникам, подрядчикам, согласовывают документы. Когда эти процессы автоматизируются, освобождается время — а значит, снижается фонд зарплаты или появляется возможность выполнять больше заказов тем же составом.
Пример:
Если менеджер экономит 2 часа в день, а таких менеджеров 5 — за год компания выигрывает более 2 000 рабочих часов. Это целый дополнительный сотрудник, которого не нужно нанимать.
Человеческий фактор — дорогая роскошь. Ошибки в расчётах, сметах, договорах стоят компании реальных денег: штрафов, переделок, недовольных клиентов. Автоматизация уменьшает вероятность этих ошибок: система не забудет, не перепутает и не “подумает, что всё уже сделано”.
Пример:
После того, как мы автоматизировали работу транспортной компании, снизился расход ГСМ. Просто потому, что система контролировала плановый и фактический расход топлива каждого водителя.
3. Рост выручки и производительности
Автоматизация — это не только про экономию, но и про рост. Когда процессы становятся прозрачными и управляемыми, компания реагирует быстрее, обслуживает больше клиентов и теряет меньше заказов.
Пример:
Мы разработали CRM для компании, занимающейся грузоперевозками, и она стала обрабатывать больше заявок без расширения штата. Всё благодаря автоматической системе распределения сотрудников, которая учитывает загрузку исполнителей, их местонахождение и локацию заявки.
4. Контроль и управляемость
Когда данные собираются в реальном времени, руководитель видит картину целиком: где тормозит процесс, куда уходят деньги, и где есть ресурсы для роста. Этот контроль напрямую влияет на прибыль — вы принимаете решения не на ощущениях, а на цифрах.
Пример:
IT-компании было сложно следить за рентабельностью проектов: по ходу работ могли возникать превышения трудозатрат по задаче или, наоборот, что-то делалось быстрее плана. Менеджеры не получали информацию вовремя и лишь по завершению разработки узнавали, что проект ушёл в минус. Внедрили дашборды с актуальными данными о прогрессе и отклонении от плана, и это позволило оперативно реагировать в критических ситуациях, и избежать потери денег.
Вывод: эффект от автоматизации складывается из множества мелочей.Сократили ошибки — плюс к прибыли. Сэкономили время — ещё плюс. Ускорили принятие решений — снова плюс. Именно поэтому важно считать всё в совокупности, а не только экономию на зарплатах.
Как оценить нематериальные выгоды
Итак, мы поняли, что не всё, что даёт автоматизация, можно сразу выразить в рублях. Но именно эти нематериальные эффекты часто приносят наибольшую отдачу, просто чуть позже. Разберём, как их распознать и посчитать.
1. Скорость реакции и принятия решений
Когда данные собираются автоматически, решения принимаются быстрее, задержки сокращаются, компания становится гибче.
Как оценить:
Сравните среднее время реакции “до” и “после” внедрения (например, время согласования заявки, подготовка смет, утверждение закупки).Если раньше решение занимало 3 дня, а теперь 1, значит, цикл ускорился на 66%. Даже без прямых денег это влияет на оборот и удовлетворённость клиентов.
2. Прозрачность процессов и контроль
Автоматизация даёт прозрачность, что снижает управленческий стресс и помогает контролировать качество без бесконечных совещаний и переписок.
Как оценить:
Измерьте, как изменилась доля задач, выполненных в срок после внедрения системы.
Посмотрите, насколько сократилось время на подготовку отчётности (например, было 5 часов — стало 1).
Оцените, уменьшилось ли количество потерянных задач, забытых в чатах или таблицах.
3. Удовлетворённость сотрудников и клиентов
Когда всё работает чётко — это напрямую влияет на удержание и репутацию. Менеджеры не тонут в ручной работе, прорабы и диспетчеры видят статусы, клиенты получают быстрые ответы.
Как оценить:
Внутренние опросы сотрудников: “стало ли удобнее работать после внедрения?”
Количество жалоб клиентов до и после автоматизации.
Среднее время ответа на запрос клиента.
Пример:
Внедрили CRM-систему для производителя бытовой химии, и менеджеры стали обрабатывать заявки на 30% быстрее. Это значит, что система окупает себя не только деньгами, но и лояльностью.
4. Качество данных и управляемость бизнеса
Когда отчёты собирались вручную, цифры могли быть далеки от реальных, а решения приниматься на интуиции. С автоматизацией данные обновляются самостоятельно, что повышает управляемость и снижает неопределённость.
Как оценить:
Посчитайте сколько ошибок в данных было до автоматизации и сколько — после.
Сравните, насколько плановые показатели стали ближе к фактическим (например, план производства совпадает с фактом в пределах ±5%, а не ±20%, как раньше).
5. Репутация и конкурентное преимущество
Современные клиенты и партнёры ожидают цифрового сервиса по умолчанию. Если у конкурента можно оформить заказ онлайн, а у вас — только по телефону, это уже минус к восприятию.
Автоматизация повышает уровень доверия: компания выглядит технологичной, надёжной и современной.
Как оценить:
Количество повторных заказов или рекомендаций.
Отзывы клиентов и рейтинг компании в интернете.
Вывод: нематериальные выгоды сложно оценить сразу, но они формируют фундамент бизнеса. Контроль, прозрачность и скорость — это не просто красивые слова, а гарантия, что ROI, рассчитанный сегодня, будет расти год от года.
Как оценить ROI, если проект ещё не запущен
Самый частый вопрос, который мы слышим от руководителей: “А как понять, окупится ли автоматизация, если мы ещё ничего не внедрили?”
Ответ — можно, и довольно точно. Главное — опереться на текущие данные компании.
1. Зафиксируйте, как работает сейчас
Начните с инвентаризации реальности. Посмотрите, где чаще всего случаются ошибки, где сотрудники делают рутинные задачи вручную и теряют время.
Например:
Менеджеры тратят 2 часа в день на заполнение актов.
10% заявок теряются из-за несогласованности между отделами.
На пересылку документов между филиалами уходит неделя.
Это и есть ваши “точки роста” — будущие источники выгоды.
2. Прикиньте, сколько это стоит
Переведите потери во время и деньги.Время сотрудников можно оценить по средней стоимости часа (зарплата ÷ 168 часов в месяц). Ошибки и простои — по их последствиям: штрафы, перерасход, потерянные клиенты.
Пример:
Если диспетчер делает 3 ошибки в месяц, каждая из которых обходится в 5 000 ₽, это 15 000 ₽ потерь ежемесячно.
А если таких диспетчеров пятеро — считайте уже 75 000 ₽ в месяц или почти 900 000 ₽ в год.
3. Спрогнозируйте эффект
Теперь предположите, на сколько процентов автоматизация снизит эти потери или ускорит работу.
Международные исследования показывают, что автоматизация процессов:
экономит около 50% времени сотрудников*;
снижает затраты компании на 10-50%*;
уменьшает количество ошибок на 40-75%**;
повышает производительность сотрудников на 25-30%**.
4. Сложите прогнозируемый эффект и сравните с затратами
Посчитайте ожидаемую экономию и планируемые затраты, подставьте в формулу расчёта ROI. Даже при ориентировочных данных получится довольно реалистичная картина.
5. Проверьте оптимистичный и реалистичный сценарии
Чтобы не переоценить эффект, сделайте два расчёта:
оптимистичный — если всё пойдёт по плану;
реалистичный — если результат будет на 30–40% ниже.
Если даже в реалистичном сценарии проект окупается за 1–2 года, можно двигаться смело.
Пример расчёта ROI автоматизации
Давайте посмотрим, как ROI рассчитывается на практике.
Представим транспортную компанию, у которой 30 машин и 5 диспетчеров. Раньше заявки и маршруты вели в Excel, теперь внедрили CRM и мобильное приложение для водителей.
Затраты:
Разработка и внедрение системы — 4 000 000 ₽
API Яндекс Карт для построения и оптимизации маршрутов — 226 200 ₽
Издержки от падения производительности — 150 000 ₽
Поддержка и доработки системы — 500 000 ₽
Итого затраты: 4 876 200 ₽
Что изменилось через год:
Диспетчеры стали работать быстрее, экономя ~ 2 часа в день, за счёт того, что система:
автоматически формирует рейсы,
показывает статус машин,
сама уведомляет клиентов и исполнителей,
делает расчёты стоимости доставки без ошибок.
2 часа в день × 5 человек × 250 рабочих дней × 800 ₽ (часовая ставка диспетчера) = 2 000 000 ₽
Меньше простоев и холостых рейсов, благодаря тому, что программа:
заранее предупреждает о задержках,
помогает оптимизировать загрузку и очередность рейсов,
сокращает время согласований между логистами и водителями,
предотвращает “нестыковки”, когда машина стоит, а груз не готов, или водитель ждёт маршрут.
Стоимость часа простоя грузовика (топливо, амортизация, неотработанный рейс, зарплата водителя, упущенная выручка) — в среднем 1 000–2 500 ₽/час в зависимости от типа перевозок.
Если взять, что после автоматизации каждая из 30 машин простаивает хотя бы на 30 минут в день меньше, то даже при нижнем пороге в 1 000 ₽/час получается такая картина:
500 ₽ (стоимость 30 минут простоя) × 30 машин × 250 дней = 3 750 000 ₽ в год.
Рост выручки за счёт быстрой обработки заказов.
Когда заявки обрабатываются быстрее:
уменьшается количество потерянных клиентов,
в день проходит больше заказов,
диспетчеры успевают брать срочные рейсы.
Это небольшой, но стабильный эффект, который в данном примере мы оценили в 700 000 ₽.
Если ROI выше 30% — проект можно считать успешным. Он приносит заметную выгоду и окупается достаточно быстро.
ROI 0–30% — рабочий результат. Проект приносит прибыль, хотя эффект может быть распределён во времени. Для автоматизации это нормальный показатель, особенно если цели проекта — качество, контроль, масштабируемость.
ROI ниже 0 — проект убыточен. Стоит пересмотреть:
все ли положительные эффекты автоматизации учтены,
не занижены ли затраты,
можно ли сфокусироваться на более “быстрых” процессах.
Иногда такие проекты всё равно нужны (например, для соответствия требованиям заказчиков или законодательства).
Главное помнить, что хороший ROI — тот, который устраивает вашу компанию по рискам, срокам и финансовым возможностям.
Как учитывать ежегодные затраты
При расчёте ROI важно разделять разовые затраты (первый год) и регулярные (поддержка, лицензии, сервисы).
Первый год, очевидно, самый дорогой, потому что в нём учтены разработка, внедрение и адаптация. Начиная со второго года ROI резко растёт, потому что затраты уменьшаются, а эффект остаётся тем же.
Поэтому правильнее всего будет считать несколько вариантов:
ROI первого года — чтобы понять окупаемость проекта;
ROI второго года — чтобы понять реальную ежегодную прибыль;
средний ROI на 3-5 лет — для стратегического планирования.
Скорость окупаемости инвестиций
ROI показывает, окупится ли проект вообще. Но есть ещё один параметр, который не менее важен — скорость окупаемости, или Payback Period.
Срок окупаемости = Затраты / Годовой эффект
Он показывает, насколько безопасна инвестиция, как быстро деньги вернутся в оборот и какой проект выбрать в первую очередь.
Например, два проекта могут иметь одинаковый ROI, но совершенно разную ценность для бизнеса:
Проект А окупается за 6 месяцев,
Проект Б — за 3 года.
Формально оба эффективные, но первый даёт быстрый возврат инвестиций, а второй — вносит долгосрочные риски.
Чем быстрее окупаемость, тем безопаснее и привлекательнее проект.
Excel-шаблон для расчёта ROI автоматизации
Мы подготовили Excel-шаблон, который поможет вам быстро оценить окупаемость проекта по автоматизации. Внутри:
раздельный учёт разовых и ежегодных расходов;
расчёт ROI за 1-й год, 2-й год и на горизонте 3 лет;
расчёт срока окупаемости;
график, который наглядно показывает, когда система начнёт приносить прибыль.
Сохраните себе и используйте каждый раз, когда вы планируете автоматизацию или модернизацию процессов. Он позволит принимать решения на цифрах и защищать проекты увереннее.
Автоматизация — это не расходы, а инвестиция, которая должна приносить прибыль. Поэтому и относиться к ней нужно как к инвестиции: заранее оценить ожидаемый эффект, понять, за счёт чего именно вы его получите, и трезво посчитать потенциальный ROI.
Такой подход помогает сфокусироваться на правильных целях, сформировать реалистичные ожидания, заранее увидеть риски и скрытые затраты, и, как результат, повысить вероятность успешного внедрения.
Когда вы понимаете экономику проекта ещё до старта, автоматизация перестаёт быть “экспериментом” и превращается в управляемый инструмент роста эффективности и прибыли.
Хотите оценить стоимость разработки программы для автоматизации процессов? Оставьте заявку — мы посчитаем ориентировочные цену и сроки, расскажем о дальнейших шагах, чтобы вы могли подготовиться, запланировать необходимые действия и бюджет.
