Проблема

Компания работает с партнёрской сетью, через которую поступает основная часть заявок на покупку строительных материалов. 

Ранее компания использовала связку Битрикс24 и МойСклад, однако при росте числа партнёров стало важно не только закрывать операционные задачи, но и иметь собственное имиджевое решение, которое будет отражать дилерскую модель работы без необходимости платить за каждого нового участника сети.

Дополнительной проблемой стали отзывы партнёров о работе с текущими инструментами. Многие отмечали, что им сложно разобраться в интерфейсе, в результате чего программой регулярно пользовались не более 40% из них. Остальные передавали заявки в обход системы, что затрудняло их учёт и контроль, увеличивало нагрузку на менеджеров и время обработки обращений.

Заказчику требовалась система управления заявками crm с простым и понятным интерфейсом, которая не отпугивает партнёров, а, наоборот, становится для них удобным рабочим инструментом и конкурентным преимуществом при развитии партнёрской сети, мотивируя партнёров активнее работать и брать больше заявок.

Задача

Заказчик выделил 3 основные задачи:

1. Внедрить и доработать систему управления заявками (crm) под дилерскую модель бизнеса, которая станет единым рабочим инструментом для управляющей компании и партнёров. 
2. Создать имиджевое решение с простым и понятным интерфейсом, чтобы партнёры действительно использовали систему в ежедневной работе, а не обходили её.
3. Обеспечить возможность масштабирования системы вместе с ростом партнёрской сети без усложнения процессов и без роста затрат.

Результат

• Увеличили долю партнёров, работающих в системе, за счёт упрощённого интерфейса и удобных инструментов работы с заявками.
• Повысили скорость подготовки КП и счетов благодаря использованию ИИ для распознавания документов и формирования смет.
• Дали управляющей компании контроль за распределением заявок и результатами работы партнёров.
• Обеспечили масштабируемость без дополнительных затрат: подключение новых партнёров не требует новых лицензий и стоит 0 руб.

Решение

Внедрение АСТАРТ

В качестве платформы для системы управления заявками (crm) Заказчик выбрал АСТАРТ, так как она позволяет реализовать собственное решение на базе готового продукта:

• не тратить время и бюджет на разработку базового функционала;
• гибко дорабатывать систему под свои бизнес-процессы и дилерскую модель;
• контролировать логику и интерфейс решения;
• масштабироваться вместе с ростом партнёрской сети без увеличения затрат.

На первом этапе реализовали ключевые интеграции, необходимые для переноса текущих процессов:

• Настроили загрузку базы заявок, контактов и компаний
  Выполнили импорт из ранее используемых систем без потери данных о текущих клиентах, истории взаимодействий и работе с заявками.
  
• Реализовали интеграцию с Flexbe
  Для автоматической передачи заявок с сайта в систему.
  
• Сделали интеграцию с Битрикс
  Синхронизация заявок для сохранения непрерывности процессов и корректной работы с обращениями из разных источников.
  
• Подключили телефонию
  Настроили телефонию с автоматическим открытием карточки заявки и созданием новых обращений при входящих звонках.

Доработка функционала

В рамках проекта был реализован ряд доработок, которые учитывают специфику дилерской модели и напрямую влияют на прозрачность работы с заявками и удобство партнёров. Вот некоторые из них:

1. Выделили роль Партнёр

Реализовали партнёрский кабинет с доступом к собственным заявкам и воронкам продаж. Партнёры получили возможность работать с запросами и управлять своими сотрудниками в системе управления (crm): в веб-интерфейсе и в мобильном приложении партнёра.

2. Разделение заявок по партнёрам

Выстроили логику работы с заявками для управляющей компании и партнёров. УК может передавать заявки и при этом отслеживать как общую воронку, так и показатели по каждому партнёру отдельно. Для партнёров настраивается планируемое количество заявок на месяц, что позволяет контролировать выполнение договорённостей и загрузку партнёрской сети.

3. Общая доска для передачи заявок

На общей доске размещаются заявки, которые УК желает передать партнёрам. Можно посмотреть информацию о запросе, необходимых товарах, но контактные данные скрыты. Партнёр, заинтересованный в заявке, забирает её в свою воронку — после этого контакты становятся доступны, а заявка исчезает из общей доски для остальных. Такой подход позволяет выстроить прозрачный и конкурентный механизм распределения заявок без дублирования обращений.

4. «Товары» в Карточке заявки

Сделали вкладку «Товары», которая позволяет формировать смету непосредственно внутри Карточки заявки и использовать её для автоматического создания документов (счёт, коммерческое предложение, ТОРГ-12).

Смету можно собрать двумя способами:

• загрузить данные о товарах и услугах из файла excel или изображения;
• добавить позиции вручную с выбором из справочника «Товары и услуги», при этом стоимость и себестоимость подставятся автоматически автоматически.

5. Распознавание товаров с фото и сканов

Поставщики часто передают запросы в виде накладных или счетов с большим количеством позиций (30, 50, 100). Перенос товаров в КП или счёт вручную занимает много времени и повышает риск допустить ошибку.

Для решения проблемы реализовали распознавание данных по фото, сканам и изображениям документов. Решение реализовано с использованием ГигаЧат и корректно работает даже:

• с нечеткими изображениями,
• с рукописным текстом,
• с частично перекрытыми данными (например, печатью).

Точность распознавания данных — 99%. Это существенно снижает время на ввод данных и подготовку КП и счетов.

6. Расширение справочника товаров

Расширены возможности справочника «Товары»: реализована загрузка номенклатуры через файл для работы с большим объёмом позиций, а также настройка различных цен для разных партнёров. Это позволило учитывать индивидуальные условия работы с каждым участником сети.

7. Интеграция с WhatCRM

Для работы с обращениями из мессенджеров реализована интеграция с сервисом WhatCRM. Менеджеры получили возможность вести переписку с клиентами в Telegram, WhatsApp*, Авито и Max прямо из системы учета заявок crm. Все входящие и исходящие сохраняются в Карточке, что позволяет вести полную историю коммуникаций и не терять обращения из чатов.

8. Подбор исполнителя через Telegram-бот

Реализовали функционал работы с исполнителями через Telegram-бот. Если по заявке требуется подобрать исполнителя, менеджер может разослать запрос выбранным исполнителям или всем, подписанным на бота, прямо из карточки заказа. Исполнители отвечают через бота, указывая стоимость и условия выполнения, а все ответы автоматически фиксируются в системе.

Менеджер видит отклики внутри системы управления (crm) и назначает подходящих на заявку. Для каждого партнёра формируется индивидуальная ссылка для регистрации в боте, благодаря чему каждый работает только со своей базой исполнителей.

Технологии

Платформа: АСТАРТ.
Бэкенд: Java, Spring Boot, PostgreSQL. 
Фронт: JQuery, Bulma, HTML, CSS.
Интеграции: Flexbe, МТС-телефония, Битрикс24, Calltouch, WhatCRM, ГигаЧат.

Итог

В результате система учета заявок (crm) стала не просто операционным инструментом, а конкурентным преимуществом заказчика — партнёры получают удобный рабочий кабинет и, как следствие, мотивированы активнее работать с заявками именно от этой управляющей компании.

Система объединила ключевые процессы компании в одном месте, упростила работу с партнёрами, их заявками, товарами, и позволила управляющей компании масштабировать сеть без увеличения затрат.

Интересует разработка своей системы автоматизации (crm/erp) на базе АСТАРТ?
Оставьте заявку — подскажем, подойдёт ли платформа под ваши задачи.

*мессенджер компании Meta (признана экстремистской и запрещена в РФ).