Проблема

Компания работает с партнёрской сетью, через которую поступает основная часть заявок на покупку строительных материалов. 

Ранее компания использовала связку Bitrix24 и МойСклад, однако при росте числа партнёров стало важно не только закрывать операционные задачи, но и иметь собственное имиджевое решение, которое будет отражать дилерскую модель работы без необходимости платить за каждого нового участника сети.

Дополнительной проблемой стали отзывы партнёров о работе с текущими инструментами. Многие отмечали, что им сложно разобраться в интерфейсе, в результате чего CRM регулярно использовали не более 40% из них. Остальные передавали заявки в обход системы, что затрудняло их учёт и контроль, увеличивало нагрузку на менеджеров и время обработки обращений.

Заказчику требовалась CRM с простым и понятным интерфейсом, которая не отпугивает партнёров, а, наоборот, становится для них удобным рабочим инструментом и конкурентным преимуществом при развитии партнёрской сети, мотивируя партнёров активнее работать с лидами и брать больше заявок.

Задача

Заказчик выделил 3 основные задачи:

1. Внедрить и доработать CRM-систему под дилерскую модель бизнеса, которая станет единым рабочим инструментом для управляющей компании и партнёров. 
2. Создать имиджевое решение с простым и понятным интерфейсом, чтобы партнёры действительно использовали систему в ежедневной работе, а не обходили её.
3. Обеспечить возможность масштабирования системы вместе с ростом партнёрской сети без усложнения процессов и без роста затрат.

Технологии

Платформа: ASTART.
Бэкенд: Java, Spring Boot, PostgreSQL. 
Фронтенд: JQuery, Bulma, HTML, CSS.
Интеграции: Flexbe, MTS-телефония, Bitrix24, Calltouch, WhatCRM, GigaChat.

Решение

Внедрение ASTART CRM

В качестве платформы для CRM Заказчик выбрал ASTART, так как она позволяет реализовать собственное решение на базе готового продукта:

• не тратить время и бюджет на разработку базового CRM-функционала;
• гибко дорабатывать систему под свои бизнес-процессы и дилерскую модель;
• контролировать логику и интерфейс решения;
• масштабироваться вместе с ростом партнёрской сети без увеличения затрат.

На первом этапе реализовали ключевые интеграции, необходимые для переноса текущих процессов:

• Настроили загрузку базы лидов, контактов и компаний
  Выполнили импорт из ранее используемых систем без потери данных о текущих клиентах, истории взаимодействий и работе с заявками.
  
• Реализовали интеграцию с Flexbe
  Для автоматической передачи заявок с сайта в CRM.
  
• Сделали интеграцию с Bitrix
  Синхронизация заявок для сохранения непрерывности процессов и корректной работы с обращениями из разных источников.
  
• Подключили телефонию
  Настроили телефонию с автоматическим открытием карточек лидов и созданием новых обращений при входящих звонках.

Доработка функционала

В рамках проекта был реализован ряд доработок, которые учитывают специфику дилерской модели и напрямую влияют на прозрачность работы с лидами и удобство партнёров. Вот некоторые из них:

1. Выделили роль Партнёр

Реализовали партнёрский кабинет с доступом к собственным заявкам и воронкам продаж. Партнёры получили возможность работать с лидами и управлять своими сотрудниками в CRM: в веб-интерфейсе и в мобильном приложении партнёра.

2. Разделение лидов по партнёрам

Выстроили логику работы с лидами для управляющей компании и партнёров. УК может передавать заявки и при этом отслеживать как общую воронку, так и показатели по каждому партнёру отдельно. Для партнёров настраивается планируемое количество лидов на месяц, что позволяет контролировать выполнение договорённостей и загрузку партнёрской сети.

3. Общая доска для передачи лидов

На общей доске размещаются лиды, которые УК желает передать партнёрам. Можно посмотреть информацию о запросе, необходимых товарах, но контактные данные скрыты. Партнёр, заинтересованный в заявке, забирает лид в свою воронку — после этого контакты становятся доступны, а заявка исчезает из общей доски для остальных. Такой подход позволяет выстроить прозрачный и конкурентный механизм распределения лидов без дублирования обращений.

4. «Товары» в Карточке лида

Сделали вкладку «Товары», которая позволяет формировать смету непосредственно внутри Карточки лида и использовать её для автоматического создания документов (счёт, коммерческое предложение, ТОРГ-12).

Смету можно собрать двумя способами:

• загрузить данные о товарах и услугах из Excel-файла или изображения;
• добавить позиции вручную с выбором из справочника «Товары и услуги», при этом стоимость и себестоимость подставятся автоматически автоматически.

5. Распознавание товаров с фото и сканов

Поставщики часто передают запросы в виде накладных или счетов с большим количеством позиций (30, 50, 100). Перенос товаров в КП или счёт вручную занимает много времени и повышает риск допустить ошибку.

Для решения проблемы реализовали распознавание данных по фото, сканам и изображениям документов. Решение реализовано с использованием GigaChat и корректно работает даже:

• с нечеткими изображениями,
• с рукописным текстом,
• с частично перекрытыми данными (например, печатью).

Точность распознавания данных — 99%. Это существенно снижает время на ввод данных и подготовку КП и счетов.

6. Расширение справочника товаров

Расширены возможности справочника «Товары»: реализована загрузка номенклатуры через файл для работы с большим объёмом позиций, а также настройка различных цен для разных партнёров. Это позволило учитывать индивидуальные условия работы с каждым участником сети.

7. Интеграция с WhatCRM

Для работы с обращениями из мессенджеров реализована интеграция с сервисом WhatCRM. Менеджеры получили возможность вести переписку с клиентами в Telegram, WhatsApp, Avito и Max прямо из CRM. Все входящие и исходящие сохраняются в Карточке лида, что позволяет вести полную историю коммуникаций и не терять обращения из чатов.

8. Подбор исполнителя через Telegram-бот

Реализовали функционал работы с исполнителями через Telegram-бот. Если по заявке требуется подобрать исполнителя, менеджер может разослать запрос выбранным исполнителям или всем, подписанным на бота, прямо из карточки заказа. Исполнители отвечают через бота, указывая стоимость и условия выполнения, а все ответы автоматически фиксируются в системе.

Менеджер видит отклики внутри CRM и назначает подходящих на заявку. Для каждого партнёра формируется индивидуальная ссылка для регистрации в боте, благодаря чему каждый работает только со своей базой исполнителей.

Результат

— Увеличили долю партнёров, работающих в CRM, за счёт упрощённого интерфейса и удобных инструментов работы с лидами.
— Повысили скорость подготовки КП и счетов благодаря использованию ИИ для распознавания документов и формирования смет.
— Дали управляющей компании контроль за распределением лидов и результатами работы партнёров.
— Обеспечили масштабируемость без дополнительных затрат: подключение новых партнёров не требует новых лицензий и стоит 0 руб.

Итог

В результате CRM стала не просто операционным инструментом, а конкурентным преимуществом заказчика — партнёры получают удобный рабочий инструмент и, как следствие, мотивированы активнее работать с заявками именно от этой управляющей компании.

Система объединила ключевые процессы компании в одном месте, упростила работу с партнёрами, их лидами, товарами, и позволила управляющей компании масштабировать сеть без увеличения затрат.

Интересует разработка своей CRM+ERP системы на базе ASTART?
Оставьте заявку — подскажем, подойдёт ли платформа под ваши задачи.